Tietosuojaseloste

1.Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Lapsiperheiden uni ry

Sähköposti: info@lapsiperheidenuni.com

Yhteyshenkilö: Tietosuojavastaava Lotta Parkkonen

2.Rekisteröidyt eli jäsenet

Käsittelemme Lapsiperheiden uni ry:n jäsenten tietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Jäsenten henkilötietojen käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, käyttö jäsenkirjeen, -kyselyjen ja -tiedotteiden lähetykseen, sekä käyttö jäsenkokouskutsujen lähetykseen. Jäsenten henkilötietoja käsitellään myös yhdistyksen pöytäkirjoissa, tilitapahtumissa ja kirjanpidossa.

Jos jäsenkokous järjestetään verkossa, ilmoittautuneiden jäsenten tietoja käsitellään videopuhelun järjestämiseksi.

Henkilötietojen käsittely jäsenrekisterissä, uusien ja eroavien jäsenten nimien ja jäsenkokousten läsnäololistojen merkitseminen pöytäkirjaan sekä jäsenmaksutilitapahtumien näkyminen tilitapahtumissa ja kirjanpidossa perustuvat Lapsiperheiden uni ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä, kirjoittaa pöytäkirjoja ja huolehtia kirjanpidosta sekä tilintarkastuksesta. Jäsenkokouskutsujen lähettäminen perustuu yhdistyslakiin.

Jäsenkirjeiden ja -kyselyiden ja yhdistyksen tiedotteiden lähettäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun eli yhdistyksen ja jäsenen merkitykselliseen suhteeseen.

IP-osoitteen tallentuminen perustuu yhdistyksen ja jäsenrekisterin palvelutarjoajan oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenen täydellinen nimi
Tieto yhteisöjäsenyydestä, mikäli jäsen on yritys/yhteisö
Jäsenyyden muoto
Jäsenen kotipaikka
Jäsenen postiosoite sekä maa, mikäli muu kuin Suomi
Jäsenen sähköpostiosoite
Jäsenen puhelinnumero
Jäsenen jäseneksiliittymisvuosi
Jäsenen maksamien jäsenmaksujen maksupäivämäärät viimeiseltä kuudelta vuodelta ja tulevilta vuosilta, mikäli jäsen on maksanut jäsenmaksun useammalle vuodelle
Jäsenen yhteystietoihin liittyvät lisätiedot

Sähköisen viestinnän tunnistetiedot tallentuvat, kun jäsen lähettää jäsenhakemuksen tai tarkastelee taikka muuttaa henkilötietojaan jäsenrekisterissä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa ja sen aikana jäsenen Lapsiperheiden uni ry:lle tekemistä ilmoituksista, lukuun ottamatta liittymisvuotta ja jäsenmaksutietoja, jotka lisätään tietoihin yhdistyksen toimesta.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja niihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus ja heillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Lapsiperheiden uni ry on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Paperilla säilytettävät, henkilötietoja sisältävät pöytäkirjat ja kirjanpito säilytetään lukollisessa kaapissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

7. Henkilötietojen vastaanottajat EU:n sisällä

Henkilötietoja luovutetaan:

jäsenrekisterin palveluntarjoajalle jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi

Yhdistyksellä on yhdistyslain (11§ Jäsenluettelo) asettama velvollisuus pitää jäsenluetteloa, johon merkitään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Saman kohdan mukaan yhdistyksellä on velvollisuus antaa jäsenilleen pyydettäessä tilaisuus tutustua yhdistyksen jäsenluetteloon, joka sisältää nämä tiedot.

8. Henkilötietojen vastaanottajat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella

Lapsiperheiden uni ry:n käyttämä , sähköposti-, pilvi- ja lomakepalvelut, videopuhelupalvelut ja pöytäkirjojen tallennuspaikkana käytettävä pilvipalvelu sijaitsevat Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Nämä palveluntarjoajat ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on Lapsiperheiden uni ry:n jäsen. Tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun jäsenyyden päättyminen on käsitelty ilmoitusta seuraavassa Lapsiperheiden uni ry:n hallituksen kokouksessa.
Jäsenrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita henkilötiedoista 6 kuukauden ajan.
Kirjanpito ja tilitapahtumat säilytetään lainsäädännön määrittelemä vähimmäisaika.
Yhdistyksen pöytäkirjat säilytetään pysyvästi.
Jäsentapahtumien ilmoittautumislomakkeet sekä jäsenkyselyt, jotka sisältävät henkilötietoja, poistetaan tapahtumaa seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan poistosta laskettuna.

10. Jäsenen oikeudet

Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä jäsenkirjeen ja -tiedotteiden lähetykseen.

Lisäksi jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
-saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
-saada jäljennös Lapsiperheiden uni ry:n käsittelemistä henkilötiedoistaan
-vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Se, onko tiedoissa puutteellisuuksia, ratkaistaan ottamalla huomioon henkilötietojen käsittelyn tarkoitus.
-peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä
osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu jäsenen
suostumukseen
-saada itse toimittamansa henkilötiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää
kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että käsittely perustuu
jäsenen suostumukseen ja tietojenkäsittely on automaattista
-vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista ja poistamista.

Jäsenen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Lapsiperheiden uni ry voi pyytää jäsentä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Lapsiperheiden uni ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11.Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12.Yhteydenotot

Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Lapsiperheidein uni ry:n tietosuojavastaava Lotta Parkkoselle, info@lapsiperheidenuni.fi

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.